Når du køber forsyninger til din virksomhed, registrerer du udgiften på din forsyningskonto. Når leverancerne er brugt, bliver de en udgift, der skal opføres i resultatopgørelsen. Du skal bogføre en justeringspost til din hovedbog, der afspejler værdien af de forbrugsvarer, der er brugt i den aktuelle periode. Ved afslutningen af processen skal saldoen på din forsyningskonto være lig med værdien af de forsyninger, du har tilbage, og det beløb, der bogføres til forsyningsomkostningerne, svarer til omkostningerne ved de anvendte forsyninger.
Tag fortegnelse over forsyninger
Gennemgå dine forsyninger ved hånden, og læg den samlede værdi sammen. For eksempel, hvis du har 15 kasser med papirclips til en værdi af $ 2 hver, 500 papirblokke til en værdi af $ 1 hver og en kasse med highlighters til en værdi af $ 40, svarer dine forsyninger ved hånden til $ 570. Dette er det beløb, som din forsyningskonto skal afspejle efter justeringsposten.
Bestem brugen af forsyninger
Beregn justeringsbeløbet, der svarer til omkostningerne ved de leverancer, der er brugt i perioden. Se på startbalancen på forsyningskontoen og træk dine aktuelle leverancer til rådighed fra denne saldo. For eksempel, hvis saldoen på din forsyningskonto er lig med $ 790, er omkostningerne ved de forsyninger, der er brugt i perioden, lig med $ 220.
Opret journalposter
Opret din journalpost for at justere kontosaldoen. Debiter leveranceomkostningskontoen for omkostningerne ved de anvendte leverancer. Balance posten ved at kreditere din forsyningskonto. For eksempel, hvis du brugte $ 220 i forsyninger, skal du debitere forsyningsomkostningerne for $ 220 og kreditforsyninger til et lige stort beløb.
General Ledger Posts
Bogfør posten til din hovedbog og kontroller saldoen på forsyningskontoen. Registrer den aktuelle dato på den udskrevne kopi af posten. Vedhæft understøttende dokumentation til dine beregninger af leverancer, og arkiv dit arbejde med dine andre regnskabspapirer til reference i tilfælde af en revision.
Nøjagtig registrering
Hold nøjagtige optegnelser ved at sende disse justeringsposter under hver afsluttende cyklus. Gennemgå som minimum dine leverancer til rådighed for kvartalsvise økonomiske rapporter og ved årets udgang. Men hvis din virksomhed går hurtigere igennem forsyninger, kan en månedlig gennemgang hjælpe dig med bedre at forstå udbudsbrugen og forudsige fremtidige udgifter.
Levering versus omkostninger for solgte varer
Forsyningskontoen er kun beregnet på flere standardkontorartikler, som din virksomhed kan bruge. Hvis du sender varer til kunder, er omkostningerne ved boblemailere, pakningstape og andet materiale ikke en leveringsomkostning, selvom de kan være kontorartikler til andre firmaer. Når du sender for at levere produkter, er materialeprisen en solgt pris.
