Hvad er loven om at sende W-2-erklæringer?

Når skattesæsonen ruller rundt hvert år, kan de papirer, som en virksomhed skal organisere og arkivere til IRS, virke overvældende. Uanset hvor oversvømmet og travlt en virksomhed er, skal alle erklæringer, der er indgivet til IRS, dog være så nøjagtige som muligt for at undgå revisioner eller retslige skridt fra den føderale regering. For virksomheder med ansatte er et vigtigt dokument, der skal udfyldes hvert år, W-2-erklæringen.

Loven og W-2

Form W-2 rapporterer skattepligtig løn, der er udbetalt til en medarbejder i løbet af et års periode sammen med beskæftigelsesafgifter tilbageholdt fra lønsedler for det år. Føderal lovgivning kræver, at alle arbejdsgivere sender medarbejdere W-2-erklæringer, uanset hvor lave indtægter eller lønninger er. Disse W-2-erklæringer kan sendes i enten papir eller digital form og skal være modtaget af medarbejderne senest den 31. januar det følgende år. Arbejdsgivere skal også indsende en kopi af medarbejderens W-2'er til IRS.

Advarsel

Manglende afsendelse af W-2-formularer rettidigt kan resultere i betydelige bøder for din virksomhed. Fra og med 2018 kan du blive idømt en bøde på mellem $ 50 og $ 260 pr. Formular afhængigt af hvor sent din forsendelse er. For små virksomheder kan den maksimale økonomiske bøde i et skatteår variere mellem $ 187.500 og $ 1.072.500.

Manglende eller forkert W-2

Nogle gange kan W-2-formularer være forkerte eller forsvinde i posten. Hvis disse situationer opstår, vil medarbejdere sandsynligvis kontakte din lønningsliste eller personaleafdeling for at anmode om rettelser eller en kopi af formularen. Dit personale skal være parat til at imødekomme disse anmodninger med det samme, især når skattesæsonen vinder ned, og det kommer tættere på ansøgningsfristen.

Erstatning for manglende W-2'er

For at erstatte manglende W-2-formularer forbereder IRS og sender en medarbejder en formular 4852. Ifølge IRS kan denne formular bruges i stedet for en W-2, hvis medarbejderen endnu ikke har modtaget W-2 inden indgivelsesfrist. Brug af formular 4852 kan dog forsinke skatterefusioner, da IRS bliver nødt til at kontrollere oplysninger på formularen. Hvis en medarbejder arkiverer formular 4852 og senere modtager hende rettet eller mangler W-2 og indser, at nogle oplysninger om 4852 var unøjagtige, kan han sende formular 1040X til IRS. Form 1040X er en ændret selvangivelse.

Andre skatteformularer

Arbejdsgivere er lovligt forpligtet til at opbevare W-2-formularer i mindst fire år. Arbejdsgivere er også juridisk forpligtet til at udfylde en EIN-form (Employment Identification Number). Udfyldte EIN-formularer giver arbejdsgivere individuelle arbejdsskatte-id'er for hver medarbejder. Disse skatte-id'er kræves ved rapportering af medarbejderlønninger og skattefradrag. For at få en EIN-formular skal du kontakte IRS på 1-800-829-4933.