Uden en løsning på konfliktløsningsteknik på din arbejdsplads kan to meget forskellige personer have svært ved at kommunikere, mens de er under stress. Derfor er det vigtigt for både ledere og medarbejdere at forstå hvert teammedlems typiske måde at håndtere konflikter på, samt hvordan man implementerer teknikker til konfliktløsning.
Men er der en rigtig måde at løse konflikter på arbejdspladsen på? Som det sker, er der fem forskellige "personligheder" eller teknikker, som folk bruger, når de står over for konflikt: undgåelse, konkurrence, indkvartering, kompromis og samarbejde. Den måde, du håndterer konflikter på, føles måske helt normal for dig, men fremmed for en anden person, så der er kun en ideel løsning: samarbejde.
Som leder styrer du ikke kun projekter, men også personligheder. Nogle gange kan stærke personligheder føre til spændinger, der i sidste ende påvirker projektets succes. Det er i alles interesse at med succes håndtere konflikter på arbejdspladsen. Læs videre for at lære om forskellen mellem disse to konfliktløsningsteknikker, hvorfor samarbejde er ideelt, og hvordan man implementerer konfliktløsningsstrategier på arbejdspladsen for at få de bedste resultater.
Den relative karakter af konflikt og dens løsning
Personlighed og opdragelse påvirker den måde, vi håndterer konflikter på. Tænk over det på denne måde. I nogle husstande er det helt normalt at gå væk fra konflikt og aldrig bringe det op igen. I andre familier diskuteres problemer rationelt, indtil der er opnået et kompromis, mens nogle familier løser deres problemer med dramatisk flair.
Forestil dig at have tre teammedlemmer, der hver især er opvokset i et andet af disse miljøer. En vil gå væk, en anden vil forsøge at føre en samtale, og den tredje kan hæve sin stemme og blive følelsesladet. Hver og en mener, at de håndterer konflikter på en normal måde og ser adfærden hos de to andre kolleger som mærkelig. Konflikthåndterings definition er et forsøg på at bringe alle på samme side med en proces til løsning af vanskelige scenarier. Men for at disse teknikker skal lykkes, skal hver medarbejder trænes i processen for at give alle fælles grund.
Forstå dit teams makeup
Den første strategi til konfliktløsning involverer at komme ind i et team-kram for at diskutere konflikthåndtering, før der opstår et problem. Mens arbejdspladskonflikter kan ske mellem medarbejdere og øverste ledelse eller medarbejdere og kunder, opstår de fleste konflikter mellem medarbejdere, der tilbringer det meste af deres tid sammen. Bed alle om at tænke over, hvordan de er mest komfortable med at håndtere konflikter i deres daglige liv. Fælles grund eksisterer måske allerede.
Fem almindelige konfliktløsningsadfærd er:
- Undgåelse
- Konkurrence
- Indkvartering
- Kompromis
- Samarbejde
Undgå konflikten
Undgåelse indebærer at gå væk og ignorere konflikten fuldstændigt og ikke gøre noget, der kan opfattes som at vippe båden. Dette føles sikkert for den enkelte, men løser ikke problemet. Problemet kan endda forværres, hvis det ikke bliver adresseret.
I en teamindstilling kan en person hente slap af en kollega, der undgår konflikt, hvilket kan føre til frustration og vrede. Hvis alle i holdet har en undgåelsesstrategi, er produktiviteten lav, når der opstår et problem, fordi ingen vil træde op på pladen.
Det er let for en person, der læner sig mod denne konfliktløsningsstil, at imødekomme en anden persons ønsker, fordi de hellere er enige med nogen om at løse konflikten. Imidlertid bliver deres behov ikke opfyldt på denne måde, hvilket kan forårsage problemer på vejen.
Konkurrer med at vinde konflikter
Nogle mennesker ser konflikt som en chance for at vinde. De har ingen interesse i at gå på kompromis, samarbejde eller undgå konflikten. De vil komme deres vej og er ikke bange for at hævde deres meninger.
I et teammiljø kan en konkurrencepræget holdning til konflikt let glide over i mobning. Det kan også forårsage frustration blandt kolleger, der ikke føler, at deres synspunkter tages alvorligt. Efterhånden som frustrationen opbygges, kan medarbejdere ende med at tage en konkurrencedygtig tilgang til konfliktløsning, og problemet eskalerer.
Kompromis er den eneste mulighed, der gør det muligt for nogen med denne tankegang at vinde, selv om det at indgå et kompromis stadig kan indebære en magtkamp.
Indkvartering af den anden person
Teammedlemmer, der ikke nødvendigvis er bange for at tale gennem konflikt, kan alligevel aldrig have nogen egne krav. I stedet bøjer de sig bagud for at imødekomme den anden persons krav og stryge konflikten ud.
En imødekommende konfliktløsningsteknik tillader ikke, at alle synspunkter eller oplysninger bringes til bordet. At imødekomme mennesker holder uundgåeligt deres frustration tilbage eller bagatelliserer deres følelser. Over tid kan dette medføre frustration at opbygge og føre til en forventning blandt de selvhævdende medarbejdere om, at de altid vil få deres vej.
Ideelt set kan imødekommende mennesker opmuntres til at angive deres behov under konflikthåndteringssessioner for at bevæge sig mod samarbejde.
Kompromitterer under konflikter
En kompromisløs konfliktløsningsstrategi har til formål at slå sig ned på en løsning, der anses for fair. Alle arbejder sammen, så ingen får helt deres mening. I stedet bringer hvert holdmedlem et offer for at sikre, at alle har en lille trøstepræmie.
Kompromis lyder fremragende fra starten, men en løsning, der er retfærdig, er ikke altid en løsning, der er effektiv. Denne strategi til konfliktløsning er stadig for koncentreret om konkurrence og går glip af et stort punkt: Hvad har hver person brug for? Det er her, samarbejde kommer i spil.
Samarbejde om at finde en løsning
Samarbejde maksimerer hvert teammedlems selvsikkerhed og samarbejde. Alle taler op for at angive deres behov, og efter at det fulde billede er blevet malet, samarbejder holdet om at gøre, hvad der er nødvendigt for at imødekomme alles behov i størst mulig grad. Alle forlader glade.
Naturligvis er samarbejde muligvis ikke altid mulig, men det er værd at stræbe efter. Alt for ofte opstår konflikter på grund af misforståelser og dårlig kommunikation. Hvis alle i teamet er villige til at angive deres behov og hjælpe med at imødekomme andres behov, fødes et virkelig samarbejdsmiljø.
Coaching af dit team mod samarbejde
Når du har dit team sammen og forstår den slags konfliktløsningsteknik, som hver person typisk falder tilbage på, kan du give dem personlig vejledning i, hvad de skal gøre for at samarbejde på arbejdspladsen. Nogle teammedlemmer skal muligvis være mere påståelige, og andre skal muligvis være mere samarbejdsvillige. Du kan fungere som mægler i de tidlige stadier og hjælpe enkeltpersoner gennem processen.
I teorien angiver hver person, der er involveret i konflikten, deres behov. Derefter brainstormer de en beslutning, der opfylder disse behov. Når begge parter er enige om beslutningen, er det tid til at gennemføre den. Efterhånden som tiden går, bliver dit team komfortabelt nok med processen til at håndtere det selv og søger kun din vejledning, når de føler sig fast.
Processen er imidlertid ikke ligetil i praksis. Virkeligheden er rodet, og rigtige mennesker er følelsesladede. Du bør indstille nogle grundregler for at sikre, at konflikthåndteringssessioner forbliver fokuserede og ikke spiral ind i fingerpegende opførsel.
Grundregler for teknikker til konfliktløsning
Giv dit team en vis autonomi i denne proces ved at lade dem give input til grundreglerne. Listen behøver ikke at være lang, men den skal dække, hvad kolleger forventer af hinanden, når der er et problem. Sæt dette op inden tid, før nogen mister deres cool på grund af en konflikt.
For eksempel anbefales "I" -sprog til konflikthåndtering i stedet for "dig" eller "de", hvilket typisk går foran en erklæring om skylden. I stedet for hvis teammedlemmer fokuserer på at sige "jeg", tager de ejerskab af situationen og indsnævrer hvad de kan gøre for at løse det. En anden grundregel kan være at kun fokusere på det aktuelle emne og ikke at bringe eksempler på tidligere problemer på lignende problemer op. Dette gør det muligt for samtalen at forblive løsningsorienteret.
Målet med konfliktløsning på arbejdspladsen er trods alt at hjælpe alle med at udføre deres arbejde. Der er ingen mening i at gøre en konflikt til en personlig vendetta. Ikke alle beslutninger er en personlig strejke mod nogen. For en vellykket konfliktløsning skal du fokusere på jobbet og hvad der er nødvendigt for at udføre det.
Managerens rolle i konfliktløsning
Selvom du skal træne dine medarbejdere til at håndtere konflikter i henhold til de retningslinjer, der er etableret som en virksomhed eller et team, spiller du en afgørende rolle som leder i begrænsning af konflikter og løsning af den. Har du nogensinde overvejet, at du utilsigtet kan skabe konflikt i dit team? Succes starter med at give klare instruktioner og sikre, at dit team forstår dine forventninger. Vær så specifik som muligt, når du tildeler opgaver og dækker hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan. Sørg for ikke at overtræde til mikrostyringsområde, når du gør det.
Lær hvordan du kan være en aktiv lytter. Lyt med den hensigt at forstå, ikke at svare, og brug dit kropssprog til at vise højttaleren, at du er opmærksom og følger med. Forbliv professionel og upartisk i alle dine interaktioner for at tjene og opretholde respekten for dit team. Undgå at møde mennesker individuelt. Gruppemøder sikrer, at der ikke er tvivl om særlig behandling bag lukkede døre.
Hvis der er en chance for, at nogen misforstår din besked eller tone i en e-mail, skal du tage telefonen. Hvis du sætter urimelige deadlines og opretter en flaskehals et eller andet sted, skal du rette det. Du er måske ikke klar over, at du har bidraget til et problem, før du formidler en konfliktløsningssession, i hvilket tilfælde du skal tale op og angive dine egne behov og blive en aktiv deltager i samarbejdssessionen. Indbring en anden til at fungere som mægler, hvis det er nødvendigt, da dette viser din integritet og tjener dit teams respekt.
Ved hvornår du skal tage en pause
Nogle gange skal alle tage en pause, før de kan komme sammen, følge grundreglerne og samarbejde for at få tingene gjort. Hvis du har lyst til, at følelser løber højere end normalt, skal du foreslå, at alle tager en pause på 10 minutter for at give afkald på noget, inden konfliktløsningssessionen begynder. En hurtig gåtur udenfor, noget alene, når man lytter til musik eller dybe vejrtrækningsteknikker, kan berolige nerverne.
Det kan også være nyttigt at opmuntre folk til at tage sig tid til at svare i øjeblikket. Giv alle en tale, hvor de ikke bliver afbrudt. Dette giver dem lidt tid til at samle deres tanker og virkelig reagere, ikke knæreagerer, på det, der er blevet sagt. Det forhindrer også en stærk personlighed i at dominere sessionen.
Endelig, hvis du bemærker, at du bruger uforholdsmæssigt lang tid på at løse konflikter, især dem, der involverer de samme mennesker, skal du muligvis bede om hjælp. Nogen højere op i virksomheden kan have mere konfliktløsning og kan guide dig, eller du kan konsultere en konflikthåndteringscoach. Men så meget som du prøver at løse konflikter, kan du nogle gange ende med at prøve at placere en firkantet pløkker i et rundt hul. En stilling i et andet team i virksomheden fungerer måske bedre for en medarbejder, der ikke kan komme sammen med et nuværende teammedlem.
