I henhold til Internal Revenue Service skal W-2-formularer sendes til medarbejderne senest den 31. januar for formularer, der stammer fra det foregående kalenderår. Mens medarbejderne muligvis ikke modtager dem i posten på denne dato, skal de i det mindste sendes ud på dette tidspunkt. For virksomheder, der ikke følger denne særlige protokol, kan der få konsekvenser.
Undgå utilfredse medarbejdere
Bortset fra eventuelle officielle problemer, du måtte have med Internal Revenue Service (IRS) på grund af manglende afsendelse af W-2-formularer i tide, kan du muligvis have at gøre med en gruppe meget utilfredse medarbejdere, hvoraf mange sandsynligvis forventer en selvangivelse. Medarbejdere kan ikke kun indgive klager til dig, men også til IRS, hvilket kan anspore til yderligere undersøgelse af din virksomhed, hvis der er adskillige klager over problemet.
IRS fin vurdering
IRS svæver bøder baseret på hvor sent dine W-2-formularer indgives. En bøde på $ 50 pr. Form vurderes for W-2'er, der er indgivet inden for 30 dage efter forfaldsdatoen, op til et maksimum på $ 187.500 for en lille virksomhed. For formularer, der er indgivet før 1. august, men senere end 30 dage, stiger sanktionen til $ 100 pr. Formular og en maksimal bøde på $ 536.000. Den maksimale bøde er $ 260 pr. Formular op til $ 1.072.500 pr. År for formularer indgivet efter 1. august.
Sikring af nøjagtige formularer
Ud over at sende W-2-formularerne til tiden, skal du også sikre dig, at formularerne er korrekte. Ifølge IRS-webstedet har denne person ret til at sagsøge dig for erstatning, hvis du sender en W-2-formular til IRS, hvor du hævder at du har betalt en bestemt medarbejder et bestemt beløb. En straf på $ 530 pr. Formular uden maksimum vurderes. Du skal muligvis også betale en bøde på $ 5.000 i erstatning for indgivelse af det falske dokument og kan blive pålagt strafferetlige anklager.
Optegnelser og kommunikation
Nogle gange, hvis du i det mindste fortæller dine medarbejdere, at du løber bagud med dine W-2'er, men arbejder på at få dem ud, kan der være mindre utilfredshed, end hvis du slet ikke siger noget. Også, hvis du sender en W-2 inden fristen, men får den returneret til dig for en dårlig eller gammel adresse, skal du ikke åbne den eller smide den væk. Læg den i medarbejderens fil, og gem den, hvis han kontakter dig for formularen nede ad vejen; du har i det mindste bevis for, at du har forsøgt at sende det.
