Intern kontrol er politikker og procedurer, der er indført for at sikre fortsat pålidelighed i regnskabssystemer. Nøjagtighed og pålidelighed er altafgørende i regnskabsverdenen. Uden nøjagtige regnskabsoptegnelser kan ledere ikke træffe fuldt informerede økonomiske beslutninger, og finansielle rapporter kan indeholde fejl. Interne kontrolprocedurer i regnskab kan opdeles i syv kategorier, der hver er designet til at forhindre svindel og identificere fejl, før de bliver problemer.
Tip
De syv interne kontrolprocedurer er adskillelse af opgaver, adgangskontrol, fysisk revision, standardiseret dokumentation, prøvebalancer, periodiske afstemninger og godkendelsesmyndighed.
Adskillelse af pligter
Adskillelse af opgaver indebærer opdelt ansvar for bogføring, indlån, rapportering og revision. De yderligere opgaver er adskilt, jo mindre chance har en enkelt medarbejder for at begå bedrageriske handlinger. For små virksomheder med kun få regnskabsmedarbejdere kan ansvarsdeling mellem to eller flere personer eller kræve, at kritiske opgaver gennemgås af kolleger, tjene det samme formål.
Adgangskontrol for regnskabssystem
Styring af adgang til forskellige dele af et regnskabssystem via adgangskoder, lockout og elektronisk adgangslog kan holde uautoriserede brugere ude af systemet, samtidig med at det giver en måde at revidere brugen af systemet for at identificere kilden til fejl eller uoverensstemmelser. Robust adgangssporing kan også i første omgang tjene til at afskrække forsøg på svigagtig adgang.
Fysisk revision af aktiver
Fysiske revisioner inkluderer håndtælling af kontanter og fysiske aktiver, der spores i regnskabssystemet, såsom lager, materialer og værktøjer. Fysisk optælling kan afsløre godt skjulte uoverensstemmelser i kontosaldoer ved helt at omgå elektroniske poster. Optælling af kontanter i salgssteder kan ske dagligt eller endda flere gange om dagen. Større projekter, som f.eks. Håndtællingsbeholdning, skal udføres sjældnere, måske på års- eller kvartalsbasis.
Standardiseret finansiel dokumentation
Standardisering af dokumenter, der bruges til finansielle transaktioner, såsom fakturaer, interne materialeanmodninger, lagerindtægter og rejseudgiftsrapporter, kan hjælpe med at opretholde konsistens i journalføring over tid. Brug af standarddokumentformater kan gøre det lettere at gennemgå tidligere poster, når man søger efter kilden til en uoverensstemmelse i systemet. Manglende standardisering kan medføre, at genstande overses eller fejlagtigt fortolkes i en sådan gennemgang.
Daglige eller ugentlige prøvebalancer
Brug af et dobbeltregnskabssystem tilføjer pålidelighed ved at sikre, at bøgerne altid er afbalancerede. Alligevel er det stadig muligt for fejl at bringe et dobbeltindgangssystem ud af balance til enhver tid. Beregning af daglige eller ugentlige prøvebalancer kan give regelmæssig indsigt i systemets tilstand, så du kan opdage og undersøge uoverensstemmelser så tidligt som muligt.
Periodiske afstemninger i regnskabssystemer
Lejlighedsvis regnskabsafstemning kan sikre, at saldi i dit regnskabssystem stemmer overens med saldi på konti, som andre enheder har, herunder banker, leverandører og kreditkunder. For eksempel indebærer en bankafstemning at sammenligne kontantbeholdninger og optegnelser over indskud og kvitteringer mellem dit regnskabssystem og kontoudtog. Forskelle mellem disse typer supplerende konti kan afsløre fejl eller uoverensstemmelser i dine egne konti, eller fejlene kan stamme fra de andre enheder.
Godkendelsesmyndighedskrav
At kræve, at specifikke ledere godkender visse typer transaktioner, kan tilføje et lag af ansvar til regnskabsoptegnelser ved at bevise, at transaktioner er set, analyseret og godkendt af relevante myndigheder. At kræve godkendelse til store betalinger og udgifter kan forhindre, at skruppelløse medarbejdere f.eks. Foretager store falske transaktioner med virksomhedsmidler.
