De fleste dage er de dage, hvor ejere af små virksomheder kunne svinge rundt i deres stole og fortælle deres personale, "Lad os mødes i dag kl. 4." Teknologi har befriet medarbejdere til at arbejde eksternt og fra utallige placeringer. Hvis du nogle gange føler, at denne virkelighed har tilføjet et "Wild West" -element til din lille virksomhed, så overvej versioner af Microsoft Outlook 2010 for at finde en meget tiltrængt lasso. Det kan let samle alle sammen - så snart du lærer at afvikle rebet for at lave en kalenderpost i et par enkle trin.
Foretag en kalenderpost
Inviter nogen til et møde eller et arrangement på en af tre måder, når du åbner Outlook:
- Klik på "Nye emner" i øverste venstre hjørne. Klik derefter på "Møde" under det.
- Klik på ikonet "Kalender" (det andet ikon i nederste venstre hjørne af skærmen). Klik derefter på "Nyt møde" eller "Ny aftale."
- Klik på "Svar med møde" i din e-mail-indbakke.
Vælg Outlook Inviter deltagere
Brug din "Adressebog" til at hente e-mail-adresser til linjen "Til", som er stedet for at liste modtagerne af din kalenderinvitation. Alternativt kan du indtaste deres e-mail-adresser manuelt. (På dette tidspunkt kan det være klogt at føje disse mennesker til din adressebog. Det sparer dig et øjeblik, næste gang du ønsker at lave en kalenderpost.)
Gennemfør din kalenderinvitation
Sæt sidste og vigtige detaljer på din kalenderinvitation ved at udfylde:
- Emnelinje
- Beliggenhed
- Starttidspunkt
- Afslutningstid ved hjælp af rullemenuerne
Overvej detaljerne
Før du trykker på "Send", skal du overveje klogheden i at skrive en kort besked i tekstfeltet, der forklarer den nøjagtige karakter af din kalenderinvitation. Dette kan være særligt nyttigt, hvis du mener, at invitationen kan udløse telefonforespørgsler eller besøg på dit kontor fra medarbejderne. En meddelelse kan foregribe sådanne afbrydelser og fortælle dine medarbejdere, hvad de har brug for at vide, samt hvad de skal gøre for at komme forberedt.
Hvis du vil have dine medarbejdere til at læse en fil før dit møde, skal du klikke på "Vedhæft fil", inden du sender din kalenderinvitation. For at sikre, at de ikke overser det, skal du skrive en kort besked, der retter deres opmærksomhed på det.
Send en kalenderinvitation eksternt
Du behøver ikke være bundet til din arbejdscomputer som et hylster på en cowboy for at sende en kalenderinvitation til dine medarbejdere. Du kan sende en fra din iPhone ved at gå til kalenderappen og følge disse trin:
- Opret en "Ny begivenhed" (eller en "Eksisterende begivenhed", hvis du videresender en invitation til en begivenhed, du allerede har oprettet).
- Tryk på knappen "Rediger".
- Tryk på "Inviterede".
- Tilføj e-mail-adresserne til de personer, du vil invitere til dit møde eller begivenhed.
- Tryk på knappen "Udført" i øverste højre hjørne, der fungerer som en "send" -funktion.
Udnyttelse af Outlooks kalenderinvitationsfunktion er endnu et skridt til at hjælpe med at bringe orden og organisation i dit liv som ejer af en lille virksomhed. Og dine medarbejdere vil også sætte pris på din indsats.
