Når en medarbejders adfærd kompromitterer dit teams produktivitet og moral, er det tid til at handle. Selvom det er vigtigt at mødes med medarbejderen for at diskutere dine bekymringer, giver opfølgningen på et insubordinationsbrev ikke kun medarbejderen opmærksom på, at hans opførsel er uacceptabel, men det giver også din virksomhed dokumentation, der kan bruges i en retssag eller en tvist om arbejdsløshedskrav.
Følg forretnings korrespondance regler
Skriv brevet på firmaets brevpapir. Hvis du sender brevet via e-mail, skal du gemme brevet som en .pdf og sende det som en vedhæftet fil. Start brevet i et memoformat, der giver vigtig information om, hvad korrespondance handler om.
Eksempel:
TIL: Jane Smith
FRA: Jerry Smythe [initial denne linje]
SUBJECT: Office Misconduct
DATO: 23. august 2019
Angiv fakta
Et insubordineringsbrev er ikke en mulighed for at udlufte dine klager over en medarbejder, der er blevet en gener eller et ansvar. Hold dit brev kort, dets sprog ikke-emotionelt, og sørg for, at dine bekymringer og konsekvenser for medarbejderen er klare.
Eksempel:
Som vi diskuterede på vores møde i dag, er jeg alvorlig bekymret over din opførsel over for både dine kolleger og mig selv. Ved mere end en lejlighed har du demonstreret respektløshed i gruppemøder, en-til-en-diskussioner og under samtaler her på kontoret. Denne adfærd skader kontorets moral og er blevet et ansvar for at få afsluttet Johnson & Greene-projektet.
Giv eksempler på adfærd
Dokumenter forekomsten af dårlig opførsel i brevet. Sørg for at medtage datoerne og navnene på andre involverede parter. Beskriv den negative adfærd med lidenskab. Vær ikke dramatisk, men angiv detaljer, der kan hjælpe alle, der læser brevet, med at forstå, hvad der skete, og om hvorfor medarbejderens adfærd fortjener en irettesættelse.
Eksempel:
Under gårsdagens møde (22. august 2019) var din opførsel uprofessionel og forstyrrende. Du rullede dine øjne flere gange, mens Tim talte, afbrød ham to gange og vendte dig til sidst væk fra ham, da han forsøgte at tale med dig om hans bekymringer. Du sukkede også højt, mens Ruth aflagde sin rapport. Da jeg bad dig om at afklare, hvad der generede dig, hvad Ruth havde at sige, rystede du på hovedet og sagde, at det ville tage for meget tid at gøre det.
Denne adfærd fulgte dit udbrud den 20. august 2019, hvor du hævede din stemme til Erica, da hun havde svært ved at finde en fil, du ønskede. Vi havde gæster på kontoret på det tidspunkt, og jeg kunne fortælle, at de var flov over at høre dig behandle Erica det væk. Da jeg talte til dig privat om hændelsen, trak du dine skuldre og sagde, at "Erica skal holdes ansvarlig for sin uorganisering." Jeg sagde, at selvom dette kan være tilfældet, er der aldrig nogen grund til at hæve din stemme, især i professionelle omgivelser. Du accepterede at "tone det ned" i fremtiden.
I dag, da vi mødtes for at diskutere, hvad der skete i mødet den 29. august, var du defensiv og spurgte mig, om jeg havde det ud til dig. Du insisterede på, at jeg overreagerede. Jeg påpegede, at som ejer af virksomheden er det op til mig at beslutte, hvilken slags kontorkultur jeg vil fremme. Du sagde, at jeg var "for blød", og at virksomheden ville være på vej mod problemer, hvis jeg fortsatte med at "kvæle" folk. Du afbrød mig tre gange, mens jeg prøvede at forklare min holdning og til sidst stormede ud af mit kontor, mens jeg stadig talte til dig.
Bemærk konsekvenser
Brevet skal tydeligt forklare konsekvenserne af medarbejderens nuværende opførsel samt hvad hun kan forvente, hvis hun ikke foretager øjeblikkelige ændringer. Det er ofte en god ide at lægge en plan for øjeblikkelig ansvarlighed for at foretage positive ændringer.
Eksempel:
Jane, selvom jeg generelt har været imponeret over dit arbejde og værdsætter dig som medarbejder, er det umuligt at fremme et produktivt, kollegialt arbejdsmiljø, når en medarbejder regelmæssigt opfører sig som du har gjort. For at imponere dig over alvoren af dine handlinger og give vores team lidt tid til at omgruppere, suspenderer jeg dig resten af denne uge uden løn. Du forlader kontoret i dag onsdag 23. august og vender ikke tilbage før kl. 9 mandag 28. august. Jeg håber, at denne fridag giver dig lidt tid til at reflektere over dine handlinger og overveje de skridt, du kan tage, der vil hjælpe dig til at fungere mere passende i et professionelt miljø.
Ved din tilbagevenden mandag bedes du e-maile mig, så vi kan indstille et tidspunkt til at drøfte dine planer for at tackle din adfærd. Hvis din slidende adfærd fortsætter, kan du dog lade mig have andet valg end at afskedige dig fra din stilling. Jeg håber inderligt, at det dog ikke vil komme til dette.
